Etiske retningslinjer

Etikk og ansvarlighet

1. Innledning

Vivify Gruppen er en gruppe av selskaper som har en felles visjon om å skape gode arbeidsmiljøer som tar hensyn til alle våre sanser. Vi har også et felles verdigrunnlag som består av tre kjerneverdier: Åpenhet, respekt og engasjement (ÅRE). Disse verdiene gjenspeiler hva Vivify Gruppen står for, hva vi tilbyr våre kunder, og hvordan vi samarbeider internt og eksternt.

God forretningsskikk og en høy etisk standard er grunnleggende for Vivify’s virksomhet. Disse etiske retningslinjene er utarbeidet for å bidra til å sikre at gruppens forventninger på dette området er formelt dokumentert, vedtatt av styret som et grunnleggende policydokument og tilgjengelig og forstått av alle de som retningslinjene gjelder for.

2. Virkeområde og ansvar

Retningslinjene gjelder for alle som arbeider i eller for selskapet, inkludert datterselskaper, innleide arbeidstakere, konsulenter, agenter, tillitsvalgte, styremedlemmer og andre som opptrer på vegne av, eller som representerer Vivify Gruppen (heretter omtalt som «medarbeidere»).

De samme etiske retningslinjene forventer vi også at legges til grunn hos våre kunder, leverandører og andre forretningspartnere, og for alle deres medarbeidere.

Når det inngås leverandøravtaler, partneravtaler og andre typer samarbeidsavtaler skal de etiske retningslinjene inkluderes som en del av avtaleverket.

Retningslinjene er formelt godkjent og vedtatt i styret, og ledelsen skal regelmessig oppdatere styret på status i forhold til implementering og etterlevelse av de etiske retningslinjene beskrevet i dette dokumentet.

Den enkelte medarbeider er forventet å sette seg inn i innhold i de etiske retningslinjene, og avklare eventuelle spørsmål med nærmeste leder. Retningslinjene skal benyttes for å guide den enkeltes opptreden i hverdagen.

Det forventes at alle medarbeidere har en høy standard for etisk og ansvarlig opptreden. Alle medarbeidere og forretningspartnere skal følge selskapets etiske retningslinjer i alle sammenhenger og i all kommunikasjon og interaksjon med kollegaer, kunder, leverandører og andre interessenter, også om dette kan medføre forretningsmessige ulemper på kort sikt.

Alle ansatte forventes å følge gjeldende lover og regler i det landet selskapet opererer. Dersom retningslinjene beskrevet vurderes å være strengere enn gjeldende lover og regler, er det de etiske retningslinjene beskrevet her som skal gjelde.

3. Konsekvenser ved brudd på retningslinjene

Brudd på de etiske retningslinjene vil ikke bli akseptert og vil medføre forholdsmessige sanksjoner i det enkelte tilfellet. Sanksjonene kan være alt fra skriftlig advarsel til avskjedigelse, og dersom det foreligger mistanker om lovbrudd vil saken anmeldes til offentlige myndigheter.

Etisk forretningspraksis, miljø- og sosialt ansvar

4. Fri konkurranse

Vivify Gruppen konkurrerer alltid åpent og ærlig i markedet, og bidrar til å sette en høy etisk standard i bransjen. Vi skal ikke delta i noe form for samarbeid eller noen aktiviteter som ikke er i tråd med gjeldende konkurranseregler, eller som på annen måte begrenser konkurransen i markedet. Vi aksepterer heller ikke at andre aktører deltar i slike aktiviteter, og ser det som vår plikt å varsle dersom vi har mistanke om at slikt samarbeid forekommer.

5. Klima og miljø

Alle medarbeidere i Vivify Gruppen skal bidra til å sikre at selskapet drives i tråd med gjeldende miljølovgivning, og søke å minimere den negative påvirkningen på klima og miljø som et resultat av vår virksomhet.

6. Lojalitet og konfidensialitet

Medarbeidere i Vivify Gruppen har en lojalitetsplikt overfor selskapet og kan ikke bruke, utlevere eller på annen måte gjøre tilgjengelig informasjon om selskapet sine forretningshemmeligheter, personopplysninger, data eller forretningsmessige «Know-how» for uvedkommende.

Medarbeidere skal vise aktsomhet i å omtale forhold som de blir kjent med eller erfarer under sitt arbeid. Taushetsplikten omfatter også forhold hos kunder og leverandører.

Sensitiv og konfidensiell informasjon skal aldri deles med en tredjepart uten på forhånd å ha innhentet et skriftlig samtykke om dette.

Eventuelle henvendelser fra media angående Vivify Gruppen skal alltid videreformidles til CEO for videre håndtering.

7. Lover og regler

Medarbeidere i Vivify Gruppen skal alltid opptre i tråd med gjeldende lover og regler, inkludert helse, miljø og sikkerhet og personvern. Vi skal til enhver tid sikre tilfredsstillende dokumentasjon og lagring av vår virksomhet, og vil på forespørsel presentere mest mulig fullstendige og korrekte opplysninger til aktuelle myndigheter og tilsynsorgan.

8. Interessekonflikter

Vi forventer at alle ansatte og våre forretningspartnere alltid handler i tråd med selskapets interesser og unngår å sette seg i situasjoner som kan medføre interessekonflikter. Vi skal alltid opptre transparent, være åpen om eventuelle interessekonflikter og iverksette relevante tiltak dersom nødvendig.

En interessekonflikt foreligger alltid dersom en beslutning skal tas som involverer en medarbeiders nærmeste familie (ektefelle, samboer, barn, barnebarn, foreldre eller besteforeldre) eller deres nærmeste familier. Det samme er tilfellet dersom en beslutning gjelder et selskap der medarbeideren selv eller noen av personens nærmeste familie har en ikke uvesentlig eierinteresse.

Dersom man som ansatt i Vivify Gruppen opplever at man har en mulig interessekonflikt, skal dette umiddelbart meldes fra om til nærmeste overordnede for vurdering og videre håndtering.

9. Menneskerettigheter og anstendig arbeid

Det forventes at alle medarbeidere skal være en aktiv bidragsyter til at kollegaer og samarbeidspartnere blir møtt med respekt og toleranse. Vi skal aktivt bidra til mangfold, likhet og inkludering både internt i selskapet og hos våre samarbeidspartnere.

Som medarbeider i Vivify Gruppen settes sosialt ansvar knyttet til menneskerettigheter og anstendig arbeid øverst på dagsorden. Ingen former for tvangsarbeid aksepteres og ingen barn under den lovlige minstealder tillates å jobbe i tilknytning til vår virksomhet.

Ved engasjement av personer under 18 år, skal det iverksette særskilte tiltak for å sikre deres liv og helse under utførelsen av arbeidet.

Selskapet bidrar til å forhindre sosial dumping ved å støtte opp under FNs arbeidsorganisasjon ILO sine konvensjoner.

10. Diskriminering

Vivify Gruppen har nulltoleranse for diskriminering, mobbing og trakassering på arbeidsplassen. Diskriminering på bakgrunn av etnisk opprinnelse, nasjonalitet, alder, kjønn, seksuell legning eller religion er forbudt og må ikke forekomme.

Dersom ansatte blir diskriminert, mobbet eller trakassert, forplikter selskapet seg til å ta dette på alvor og iverksette undersøkelser og eventuelle nødvendige og forholdsmessige tiltak.

Det er alles ansvar å si ifra dersom man blir vitne til diskriminering, mobbing eller trakassering på arbeidsplassen. Varsling gjøres til nærmeste leder eller via selskapets etablerte varslingskanaler.

11. Anti-korrupsjon

Vivify Gruppen har nulltoleranse for korrupsjon. Alle transaksjoner som utføres hvor Vivify Gruppen er en part skal være i tråd med gjeldende lovgivning og våre etiske retningslinjer, og skal være avtalefestet.

Med korrupsjon menes direkte, eller indirekte å tilby, gi, akseptere, motta, be om eller avtale å motta enhver form for utilbørlig fordel. En utilbørlig fordel er en fordel som vil kunne anses å påvirke en forretningsmessig utførelse av en stilling, og kan bestå av alt fra penger, rabatter, reiser, tilgang til eiendeler, lån, tilbud om jobb eller skoleplass for nærstående.

12. Gaver o.l.

Ingen skal motta eller gi gaver eller noen form for ytelser fra/til selskapets forbindelser som kan innebære at vår troverdighet og tillit stilles i tvil. Dersom det er tvil, skal medarbeideren avklare det med nærmeste leder.

Kostnader forbundet med reisevirksomhet, konferanser og andre arrangementer initiert av leverandører og/eller forretningspartnere, skal som hovedregel dekkes av Vivify Gruppen og godkjennes i henhold til gjeldende fullmaktsmatrise. Eventuelle avvik fra denne regelen må begrunnes særskilt og skal godkjennes av daglig leder/CEO.

13. Bruk av selskapets utstyr og eiendeler

Vivify Gruppens utstyr og eiendeler skal utelukkende benyttes i forbindelse med utføring av arbeidsoppgaver for selskapet, og må ikke under noen omstendighet benyttes til å gjennomføre andre betalte oppdrag for tredjeparter.

14. Rusmidler

Bruk av rusmidler i arbeidstiden skal ikke forekomme. Alkohol skal kun serveres i begrensede mengder dersom normal skikk og sedvane tilsier dette. Måtehold er den enkelte medarbeider sitt selvstendige ansvar.